Câte etape are procedura completă de angajare non-UE în România?

Procedura de angajare a unui cetățean non-UE în România are 4 etape principale, fiecare gestionată de o autoritate diferită. Prima etapă este obținerea avizului de muncă de la Inspectoratul General pentru Imigrări, care durează aproximativ 30 de zile lucrătoare. Acest aviz este aprobarea oficială care îți permite ca angajator să încadrezi în muncă un cetățean dintr-un stat din afara Uniunii Europene. A doua etapă este eliberarea vizei de lungă ședere pentru angajare, solicitată de candidat la consulatul român din țara de origine, un proces care durează în jur de 20 de zile. A treia etapă are loc după sosirea candidatului în România și constă în obținerea permisului de ședere, care se solicită cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea vizei și durează aproximativ 30 până la 40 de zile. Etapa finală este semnarea contractului individual de muncă și începerea activității. În total, un proces realist poate dura între 6 și 14 luni, în funcție de complexitatea dosarului și de eficiența procesării la fiecare autoritate.

Multe companii românești subestimează durata procedurilor sau confundă avizul de muncă cu permisul de ședere. Avizul este responsabilitatea angajatorului și se obține înainte ca muncitorul să vină în România. Permisul de ședere este documentul pe care îl primește angajatul după sosire, care îi permite să locuiască și să muncească legal pe teritoriul țării. Fără aviz, nu există viză. Fără viză, candidatul nu poate intra în România. Fără permis de ședere, nu poate lucra legal. Fiecare etapă depinde de finalizarea corectă a celei anterioare, motiv pentru care pregătirea dosarului complet de la început este esențială.

Etapa 1: Avizul de angajare IGI — Primul pas și cel mai important

Avizul de angajare este punctul de plecare al întregii proceduri. Angajatorul depune cererea la formațiunea teritorială a Inspectoratului General pentru Imigrări din județul în care are sediul social. Documentația necesară include certificatul de înmatriculare la registrul comerțului, certificatul constatator care confirmă că firma nu este în procedură de faliment, certificatul de atestare fiscală care dovedește că angajatorul are obligațiile la zi către bugetul de stat, adeverința de la AJOFM care confirmă că postul vacant nu a putut fi ocupat de un cetățean român sau UE, fișa postului, organigrama firmei, contractul individual de muncă pregătit pentru candidat, CV-ul candidatului și două fotografii format 3×4. Taxa pentru avizul de muncă pentru lucrător permanent este echivalentul în lei a 100 de euro, plătită înainte de depunerea dosarului.

Inspectoratul General pentru Imigrări verifică dacă angajatorul îndeplinește condițiile legale: desfășoară efectiv activitatea compatibilă cu funcția pentru care solicită încadrarea în muncă a străinului, nu a fost sancționat în ultimii 6 luni pentru muncă nedeclarată sau angajare ilegală, și locul de muncă vacant nu poate fi ocupat de un cetățean român, al unui stat membru UE sau de un rezident permanent în România. Candidatul, la rândul lui, trebuie să demonstreze că îndeplinește condițiile de pregătire profesională și experiență, că este apt din punct de vedere medical și că nu are antecedente penale incompatibile cu funcția. Termenul de soluționare a cererii este de 30 de zile lucrătoare, dar poate fi prelungit cu 15 zile dacă sunt necesare verificări suplimentare. În practică, mulți angajatori raportează că procesul poate dura între 30 și 45 de zile.

Un aspect crucial pentru 2026 este Decizia ICCJ nr. 62/2025, care impune angajatorilor să demonstreze că desfășoară efectiv activitatea compatibilă cu funcția pentru care solicită încadrarea în muncă a străinului. Nu mai este suficientă înscrierea codului CAEN în certificatul de la registrul comerțului. IGI poate solicita documente suplimentare care să dovedească activitatea efectivă: contracte cu clienți, facturi, rapoarte financiare sau alte justificări. Această cerință a fost introdusă pentru a preveni firmele fantomă care solicitau avize fără să desfășoare activitate reală. Pentru companiile care operează efectiv în domeniul pentru care recrutează, această schimbare nu reprezintă un blocaj, ci doar nevoia de a pregăti dosarul mai riguros.

Ce este viza de lungă ședere și cât durează obținerea ei?

Viza de lungă ședere pentru angajare, cunoscută sub simbolul D/AM, este documentul care permite cetățeanului non-UE să intre legal pe teritoriul României și să rămână aici pe o perioadă de 90 de zile. Fără această viză, candidatul nu poate călători în România, chiar dacă are avizul de muncă aprobat. Viza se solicită la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României din țara de origine a candidatului, după ce angajatorul a trimis candidatului avizul de muncă aprobat. Termenul de soluționare a cererilor de vize de lungă ședere pentru angajare este de 20 de zile de la data depunerii, în condițiile în care avizul de angajare a fost obținut în prealabil de la IGI.

Taxa consulară pentru eliberarea vizei de lungă ședere este de 120 de euro, plătită de candidat la consulat. Documentația necesară include pașaportul cu o valabilitate de cel puțin 6 luni, avizul de muncă aprobat emis de IGI, contractul individual de muncă semnat cu angajatorul, dovada mijloacelor de întreținere sau declarația angajatorului că asigură cazarea și întreținerea, asigurarea medicală de călătorie și certificatul medical care atestă că nu suferă de boli transmisibile. În funcție de țara de origine, programarea la consulat și termenele de procesare pot varia. Pentru țările cu volum mare de solicitări, cum ar fi Nepal, India sau Pakistan, termenele pot fi mai lungi, motiv pentru care procesul complet de la aviz la viză poate ajunge la 2 până la 4 luni.

Un aspect important de reținut este că viza de lungă ședere permite doar intrarea și șederea temporară de 90 de zile. Ea nu conferă dreptul de muncă pe termen lung. Dreptul de muncă efectiv se obține prin permisul de ședere, care se solicită după sosirea în România. Din acest motiv, candidatul trebuie să intre în țară și să depună cererea pentru permisul de ședere cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea vizei. Dacă acest termen nu este respectat, viza expiră și întregul proces trebuie reluat, generând costuri suplimentare și întârzieri majore.

Etapa 3: Permisul de ședere — Dreptul legal de a lucra și locui în România

După ce candidatul a intrat pe teritoriul României cu viza de lungă ședere, următorul pas este obținerea permisului de ședere temporară în scop de muncă. Acest permis este documentul oficial care atestă dreptul străinului de a locui și de a lucra legal în România pentru o perioadă determinată, de obicei între 1 și 2 ani, cu posibilitate de prelungire. Cererea pentru permis se depune la formațiunea teritorială a Inspectoratului General pentru Imigrări din județul în care își desfășoară activitatea angajatorul. Cererea trebuie depusă cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea dreptului de ședere acordat prin viza de lungă ședere, iar termenul de soluționare este de 30 de zile, cu posibilitatea de prelungire cu încă 15 zile dacă sunt necesare verificări suplimentare.

Documentele necesare pentru obținerea permisului de ședere includ formularul de cerere completat, pașaportul valabil, dovada deținerii legale a spațiului de locuit în România (contract de închiriere sau comodat), adeverința medicală care confirmă că nu suferă de boli cronice sau transmisibile, asigurarea socială de sănătate, contractul individual de muncă înregistrat la ITM și avizul de angajare eliberat de IGI. Taxa de emitere a cardului de ședere este de 259 de lei, la care se adaugă taxa consulară de 120 de euro echivalent în lei, plătită în conturile IGI. În total, costurile pentru permisul de ședere se ridică la aproximativ 850 de lei.

Permisul de ședere este eliberat sub formă de card plastic, asemănător cu cartea de identitate, și conține codul numeric personal (CNP) al titularului, utilizabil ulterior în scopuri fiscale și de securitate socială. Pe durata procesării cererii, candidatul poate lucra legal în România pe baza dovezii că cererea a fost depusă și a documentelor care atestă legalitatea șederii. După expirarea permisului de ședere, acesta poate fi prelungit prin depunerea unei noi cereri, fără a fi necesară reluarea întregii proceduri de la aviz. Totuși, dacă angajatul dorește să schimbe angajatorul, este obligatorie obținerea unui nou aviz de angajare de către noul angajator, urmat de un nou permis de ședere.

Ce s-a schimbat în 2026 pentru angajatorii care solicită avize de muncă?

Anul 2026 aduce două schimbări importante pentru angajatorii care doresc să angajeze muncitori non-UE în România. Prima schimbare este intrarea în vigoare a efectelor Deciziei ICCJ nr. 62 din 24 februarie 2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 252 din 24 martie 2025. Această decizie interpretează dispozițiile art. 4 alin. (2) lit. a) și art. 6 din OG nr. 25/2014 privind încadrarea în muncă și detașarea străinilor pe teritoriul României și stabilește clar că, pentru eliberarea avizului de angajare, nu este suficientă înscrierea în certificatul de înmatriculare la registrul comerțului a codurilor CAEN aferente activităților compatibile cu funcția pentru care se solicită încadrarea în muncă a străinului. Angajatorul trebuie să demonstreze că desfășoară efectiv activitatea compatibilă cu funcția pentru care solicită încadrarea în muncă a străinului.

Ce înseamnă asta în practică? IGI poate solicita dovezi concrete că firma desfășoară activitatea declarată: contracte cu clienți sau furnizori, facturi emise sau primite, rapoarte financiare, dovezi de plată a angajaților din domeniul respectiv sau alte documente care demonstrează că activitatea nu este doar înscrisă în acte, ci efectiv derulată. Această cerință a fost introdusă pentru a combate firmele fantomă care solicitau avize de angajare fără să aibă activitate economică reală, folosind muncitorii străini pentru alte scopuri decât cele declarate. Pentru companiile serioase care operează în construcții, HoReCa, agricultură sau producție, această schimbare nu reprezintă un obstacol major, ci doar nevoia de a pregăti dosarul cu mai multă atenție și de a include documentele justificative ale activității.

A doua schimbare majoră este contingentul anual de muncitori străini aprobat pentru 2026. Guvernul României a aprobat un contingent de 90.000 de lucrători străini nou-admiși pe piața forței de muncă, cifră mai mică decât contingentul de 100.000 aprobat pentru 2025. Contingentul reprezintă numărul maxim de avize de angajare care pot fi eliberate într-un an calendaristic, iar odată epuizat, noile cereri sunt respinse până la aprobarea unui nou contingent. Conform datelor furnizate de Inspectoratul General pentru Imigrări, până la data de 5 decembrie 2025, contingentul anual fusese utilizat în proporție de 95%, fiind emise deja 93.902 avize pentru lucrători permanenți. Mai mult, pentru perioada 2 decembrie 2025 până la 30 aprilie 2026, sunt deja programate online 73.386 de solicitări la nivel național, ceea ce înseamnă că platforma IGI are programări ocupate până în iunie 2026.

Această situație creează presiune asupra angajatorilor să acționeze rapid. Dacă îți pregătești dosarul de aviz la începutul anului 2026, intri în competiție cu zeci de mii de alte companii care au nevoie de forță de muncă. Cu cât depui mai târziu cererea, cu atât crește riscul ca până la procesarea dosarului tău contingentul să fi fost epuizat. Lucrul cu o agenție care oferă servicii complete de imigrare îți oferă avantajul pregătirii dosarului complet și corect de la prima depunere, evitând refuzurile sau solicitările de documente suplimentare care întârzie procesul.

Greșeli frecvente și cum le eviți

Prima greșeală pe care o fac angajatorii este depunerea unui dosar incomplet la IGI. Lipsa unui singur document sau prezentarea unui certificat expirat duce automat la respingerea cererii sau la solicitarea de documente suplimentare, ceea ce întârzie procesul cu săptămâni sau chiar luni. Adeverința de la AJOFM, de exemplu, are o valabilitate de maximum 60 de zile anterioare depunerii cererii. Dacă depui dosarul după expirarea acestui termen, IGI va respinge cererea și va trebui să refaci documentul. Certificatul de atestare fiscală trebuie să fie valabil la data depunerii, ceea ce înseamnă că trebuie solicitat cu câteva zile înainte de finalizarea dosarului.

A doua greșeală frecventă este nepotrivirea dintre codul CAEN al companiei și funcția pentru care solicită avizul. Dacă firma ta are ca obiect principal de activitate comerțul cu amănuntul, dar solicită un aviz pentru un sudor, IGI va refuza cererea, chiar dacă ai codul CAEN secundar pentru construcții. După intrarea în vigoare a Deciziei ICCJ 62/2025, nu mai este suficient să ai codul CAEN înscris, trebuie să dovedești activitate efectivă în domeniul respectiv. Dacă ești o companie de construcții care solicită un ziar, pregătește-te să prezinți contracte de șantier, autorizații de construire sau facturi care confirmă activitatea în construcții.

A treia greșeală este depunerea tardivă a cererii pentru permisul de ședere. Candidatul trebuie să solicite permisul cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea vizei de lungă ședere. Mulți angajatori presupun că candidatul poate lucra imediat după sosirea în România, pe baza avizului de muncă. Acest lucru este fals. Candidatul poate începe lucrul doar după depunerea cererii pentru permis de ședere, nu după obținerea acestuia, dar trebuie să depună cererea în termenul legal. Dacă viza expiră înainte de depunerea cererii, candidatul este în situație ilegală și trebuie să părăsească țara, iar procesul se reia de la zero.

A patra greșeală este confuzia dintre avizul de muncă și permisul de ședere. Avizul de muncă este documentul pe care îl obține angajatorul de la IGI și care îi permite să angajeze un anumit candidat străin. Permisul de ședere este documentul pe care îl primește candidatul după sosirea în România și care îi conferă dreptul de ședere și de muncă. Avizul nu îi permite candidatului să lucreze. Permisul da. Fără permis, contractul de muncă nu poate fi activat legal, iar candidatul nu poate fi înregistrat în Revisal. Înțelegerea acestei diferențe este esențială pentru a evita situațiile în care aduci candidatul în România, dar nu îl poți pune să lucreze pentru că nu ai finalizat etapa permisului de ședere.

Cât durează în realitate angajarea unui muncitor non-UE din momentul deciziei până la prima zi de muncă?

În cel mai bun scenariu, cu un dosar complet, fără erori și cu procesare rapidă la toate autoritățile implicate, procedura completă de angajare a unui muncitor non-UE durează aproximativ 6 până la 8 luni. Calculul arată astfel: 30 de zile pentru obținerea avizului de muncă de la IGI, 20 de zile pentru eliberarea vizei de lungă ședere la consulat, 30 până la 40 de zile pentru obținerea permisului de ședere după sosirea în România, plus timpul necesar pentru logistică, călătorie și finalizarea contractului. Acest timeline presupune că toate documentele sunt pregătite corect de la început, că nu există solicitări de documente suplimentare și că termenele legale de procesare sunt respectate de autorități.

În practică, majoritatea companiilor raportează că procesul durează între 10 și 14 luni. Emiterea unui aviz de muncă poate dura și cinci până la șase luni, în special dacă dosarul conține erori sau lipsesc documente. Procedura de obținere a vizei la consulat poate dura și un an pentru anumite țări, în funcție de volumul de cereri și de termenele de programare. În perioada de vârf, între noiembrie și martie, când majoritatea companiilor depun cereri pentru contingentul anului următor, termenele se prelungesc semnificativ. Din acest motiv, dacă ai nevoie de muncitori în primăvară sau vară, trebuie să începi procedura cu un an înainte, nu cu 3 luni.

Unde se pierde de fapt timpul? Cea mai mare întârziere apare la nivelul pregătirii dosarului de către angajator. Multe companii nu au experiență cu procedurile de imigrare și colectează documentele greșit sau incomplet. IGI respinge cererea, angajatorul reface dosarul, îl depune din nou, așteaptă alte 30 de zile, primește o nouă solicitare de clarificări, și ciclul continuă. A doua întârziere apare la nivel de consulat, unde termenele de programare pentru interviul de viză pot ajunge la 3 până la 6 luni în țări cu volum mare de solicitări. A treia întârziere apare la nivelul permisului de ședere, dacă angajatorul nu pregătește contractul de închiriere sau comodatul pentru spațiul de locuit al candidatului înainte de sosirea acestuia în România.

Cum accelerezi procesul? Pregătește dosarul complet și corect de la început. Lucrează cu o agenție specializată care oferă pachet complet de recrutare și imigrare și care verifică fiecare document înainte de depunere. Depune cererea pentru aviz la începutul anului, când contingentul este proaspăt aprobat și termenele de procesare sunt mai scurte. Pregătește contractul de închiriere pentru candidat înainte ca acesta să ajungă în România, pentru a putea depune cererea de permis imediat după sosire. Comunică constant cu candidatul pentru a te asigura că depune cererea de viză la timp și că respectă termenele de programare la consulat. Fiecare zi câștigată la o etapă înseamnă o săptămână câștigată în procesul global.

De ce să lucrezi cu o agenție specializată în recrutare și imigrări

Prima valoare pe care o aduce o agenție specializată este economisirea timpului. Pregătirea unui dosar complet de aviz de muncă pentru un angajator fără experiență poate dura săptămâni, cu multiple călătorii la AJOFM, IGI, registrul comerțului și administrația financiară. O agenție care lucrează zilnic cu aceste proceduri știe exact ce documente sunt necesare, în ce format trebuie prezentate și care sunt termenele de valabilitate. Dosarul este pregătit complet de la prima depunere, fără cicluri de respingere și reluare. În loc să pierzi 2 până la 3 luni încercând să înțelegi singur procedura, ai dosarul gata în 2 săptămâni.

A doua valoare este reducerea riscului de refuz. IGI respinge cererile pentru motive tehnice: o adeverință expirată, un contract de muncă incomplet, o declarație pe propria răspundere formulată greșit sau un cod CAEN nepotrivit. O singură eroare tehnică duce la respingerea întregului dosar și la pierderea a 30 de zile de procesare. O agenție specializată verifică dublu fiecare document, consultă legislația actualizată și cunoaște cerințele impuse de Decizia ICCJ 62/2025. Rata de aprobare a dosarelor pregătite profesional este semnificativ mai mare decât rata dosarelor pregătite de angajatori fără experiență.

A treia valoare este suportul complet, de la recrutare până la integrare. O agenție nu îți oferă doar asistență pentru obținerea avizului de muncă. Ea selectează candidații în țara de origine, îi intervievează, le verifică CV-urile, le face probe de lucru, îi asistă în obținerea vizei la consulat, pregătește documentele pentru permisul de ședere, îi întâmpină la aeroport, le asigură cazarea și îi ajută să se integreze în România. Eurozone Recruiting a plasat peste 4.000 de muncitori din Asia și Africa pentru companii românești și oferă servicii complete de imigrare, de la aviz la permis de ședere, astfel încât tu să te concentrezi pe afacere, nu pe birocrație.

A patra valoare este garanția de înlocuire. Dacă un angajat pleacă din motive personale sau nu îndeplinește așteptările în perioada de probă, agenția asigură înlocuirea fără taxe sau comisioane suplimentare. Această garanție elimină riscul de a investi timp și bani în procedura de imigrare pentru un candidat care ulterior nu corespunde. În loc să reia întreaga procedură de la zero, primești un candidat de rezervă care este deja pregătit și poate începe procesul imediat.

Pașii de urmat pentru angajarea legală a muncitorilor non-UE

Dacă ai citit până aici, ai o imagine clară a procedurilor și a termenelor implicate. Întrebarea care rămâne este: de unde începi? Primul pas este să iei decizia acum, nu peste 3 luni. Procesul durează între 6 și 14 luni, ceea ce înseamnă că dacă ai nevoie de muncitori în vara lui 2026, trebuie să începi procedura în martie 2026. Contingentul de 90.000 aprobat pentru 2026 se epuizează rapid, iar platforma IGI are deja programări ocupate până în iunie. Cu cât aștepți mai mult, cu atât cresc șansele ca până la procesarea dosarului tău contingentul să fie complet consumat.

Al doilea pas este să identifici nevoia reală de forță de muncă și să pregătești fișele de post. IGI verifică dacă locul de muncă vacant este real și dacă nu poate fi ocupat de un cetățean român sau UE. Pregătește organigrama actualizată a companiei, cu funcțiile ocupante și vacante, și publică anunțul de angajare pe platformele românești pentru a demonstra că ai încercat să recrutezi local. Adeverința de la AJOFM este obligatorie și confirmă că agenția locală pentru ocuparea forței de muncă nu are candidați disponibili pentru funcția solicitată.

Al treilea pas este să colectezi documentele administrative ale companiei: certificatul de înmatriculare la registrul comerțului, certificatul constatator actualizat, certificatul de atestare fiscală valabil, cazierul judiciar al angajatorului și dovada achitării obligațiilor către bugetul de stat. Toate aceste documente au termene de valabilitate. Certificatul de atestare fiscală, de exemplu, trebuie să fie valabil la data depunerii cererii la IGI. Dacă îl obții cu 2 luni înainte de depunere, riscă să fie expirat în momentul în care finalizezi restul dosarului.

Al patrulea pas este să contactezi o agenție specializată care să preia procesul complet. Eurozone Recruiting selectează candidați din Nepal, India, Pakistan, Filipine, Sri Lanka, Bangladesh și alte țări din Asia și Africa, le face interviuri și probe de lucru în țara de origine, pregătește dosarele de aviz de muncă pentru IGI, asistă candidații în obținerea vizei la consulat, pregătește documentele pentru permisul de ședere și asigură integrarea în România. Cu 7 ani de experiență și 4.000 de muncitori plasați, Eurozone știe cum să navigheze procedurile birocratice și cum să evite întârzierile care costă timp și bani.

Solicită ofertă personalizată pentru forța de muncă din Asia și Africa. Eurozone Recruiting gestionează procedura completă de imigrare, de la aviz de muncă la permis de ședere, astfel încât tu să primești muncitori gata pregătiți, cu toate actele legale în regulă, fără bătăi de cap administrative.